Excel ①, 데이터 정리와 수식

오늘 목표

이번 주는 지저분한 데이터를 쓸 수 있는 집계표로 만드는 전 과정을 학습합니다.
AI가 준 결과를 그대로 믿지 않고 검증하는 방법까지가 오늘의 범위입니다.

• Excel 데이터를 AI에게 주는 두 가지 방법 익히기
• 지저분한 데이터의 문제를 AI로 찾아내기
• 정리 결과를 검증 3종 세트로 확인하기
• 원하는 수식을 말로 요청하고 시트에 적용하기
• 오류(#N/A)가 났을 때 스스로 원인을 찾기
• 남이 만든 수식을 AI로 해석하기

목표 결과물

• 검증까지 마친 정리본 시트 1개
• 내 시트에서 작동하는 수식 3개 이상 + 부서별 합계표
• 수식 해석 노트 1건
• Excel 정리·수식 프롬프트 (프롬프트 라이브러리 3호)

오늘 순서

• 핵심 개념
• 실습 1 — 데이터 상태 점검시키기
• 실습 2 — 정리시키고 검증하기
• 실습 3 — 수식 요청하고 오류 잡기
• 실습 4 — 남이 만든 수식 해석하기
• 결과물 정리

준비물

• ChatGPT 또는 Claude (파일 업로드 가능한 계정)

• Excel

• 실습 데이터

  4주차_실습데이터_프로젝트실적.xlsx

• 문제 해설지

  • 링크 : 4주차 실습 데이터 해설지
  • 해설지는 각 실습을 마친 뒤에 확인하세요.
  • AI에는 데이터 파일만 첨부합니다. 해설지는 올리지 않습니다. 정답이 담긴 문서를 함께 올리면 AI가 그것을 읽고 답하게 되어 실습이 성립하지 않습니다.

오늘은 배포된 가상 데이터만 사용합니다. 발주처는 실존 기관명이나 프로젝트·금액·담당자는 모두 가상입니다.

핵심 개념

1. 데이터를 AI에게 주는 두 가지 방법

붙여넣기를 하면 표가 텍스트로 들어가지만 AI는 표 구조를 이해합니다.

2. AI에게 Excel 일을 시키는 두 가지 방법

둘 다 마지막은 사람의 검증입니다. 오늘은 두 방법을 모두 씁니다.

1. "수식을 만들어줘"    → AI가 수식을 주면, 내가 시트에 붙여넣는다.
2. "네가 직접 처리해줘"  → AI가 결과를 주면, 내가 검증한다.

3. Excel 수식을 요청하는 방법

함수 이름을 몰라도 됩니다. 아래 3가지만 말하면 됩니다.

1. 데이터가 어떻게 생겼는지 : "C열은 부서, F열은 계약금액, 2~27행에 데이터"
2. 무엇을 구하고 싶은지     : "도시계획부의 계약금액 합계"
3. 어디에 넣을 것인지       : "K2 셀에 넣을 수식으로"

4. 검증방법 (중요)

AI가 28행을 정리하다가 행을 하나 빠뜨리거나 금액 자릿수를 바꾸는 일은 실제로 일어납니다.
그런데 실무 파일은 3,000행이기 때문에, 28행을 전부 다시 읽어보는 것은 현실적이지 않습니다.

그래서 아래와 같이 검증합니다.

① 행 수    : 정리 전과 후의 행 개수가 맞는가
② 합계     : 금액 열의 합계가 AI가 보고한 값과 맞는가
③ 손댄 곳  : AI가 "변경했다"고 말한 곳만 원본과 대조한다

AI가 변경했다고 말한 곳만 본다.
변경된 곳에 한해서 전수 검사가 가능합니다.
그래서 실습 2에서는 AI에게 "무엇을 변경했는지 표로 출력" 하는 것부터 시작합니다.

실습 1 - 데이터 상태 점검시키기

따라하기

1. ChatGPT 또는 Claude를 엽니다. 새 대화를 시작합니다.
2. 4주차_실습데이터_프로젝트실적.xlsx를 첨부합니다.
3. 아래 프롬프트를 붙여넣고 실행합니다.

복사 프롬프트 ① — 데이터 점검

너는 건설엔지니어링 회사의 데이터 정리 담당자다.

첨부한 Excel은 우리 회사 프로젝트 실적 목록이다.
본격 작업 전에 데이터 상태부터 점검해줘.

1. 데이터 구조 요약 (열 구성, 행 개수)
2. 데이터 품질 문제 찾기
   - 형식이 통일되지 않은 열 (날짜, 금액 등)
   - 같은 대상인데 표기가 다른 값 (부서명, 상태 등)
   - 중복으로 의심되는 행
   - 비어 있는 칸
3. 발견한 문제를 표로 정리
   | 문제 유형 | 위치(열/행) | 내용 | 권장 처리 |

조건
- 문제를 발견만 하고, 아직 고치지는 마.
- 확실하지 않은 것은 "확인 필요"로 표시해.

한 번 더 되묻기 (필수)

AI는 첫 답변에서 눈에 띄는 것부터 내놓고 멈추는 경향이 있습니다.
결과가 나오면 반드시 아래를 한 번 더 실행합니다. (높은 확률로 추가 점검결과가 나옵니다)

혹시 놓친 문제가 더 없는지 다시 점검해줘.
특히 표기가 정리된 뒤에야 드러나는 문제가 있는지 확인해줘.

AI에게 "다시 봐"라고 시키는 데는 3초가 걸리고, 대체로 새로운 것이 나옵니다.

결과 확인 (자가채점)

1. 「문제 해설지」의 1부를 엽니다. 심어둔 문제는 6종입니다.
   (날짜 형식 / 부서명 표기 / 금액 형식 / 진행상태 표기 / 중복 행 / 빈칸)
2. AI가 몇 종을 찾았는지 세어 적어둡니다 — 6종 중 ( )종
3. 되묻기 전과 후를 비교해봅니다. 되묻기로 늘어난 것이 있나요?
4. 그래도 못 찾은 항목이 있으면 해설지 내용을 직접 알려주고 문제 표에 추가시킵니다.

• 문제 목록 표가 만들어짐
• 되묻기 1회를 실행함
• 6종 중 몇 종을 찾았는지 기록함

중복 1쌍은 표기가 정리되어야 드러나게 만들어져 있습니다.
AI가 여기까지 찾았는지 확인해보세요. (해설지 1부의 중복 행 항목)

실습 2 - 정리시키고 검증하기

따라하기

• 같은 대화창에 이어서 아래 프롬프트를 붙여넣습니다.

복사 프롬프트 ② — 데이터 정리

발견한 문제를 아래 기준으로 정리한 버전을 만들어줘.

정리 기준
1. 날짜: YYYY-MM-DD 형식으로 통일
2. 부서명: 정식 명칭으로 통일
   (도시계획 → 도시계획부, 도계부 → 도시계획부)
3. 계약금액: 숫자만 남기기 (원 단위, 콤마·"억"·"원" 제거)
   예: "2.5억" → 250000000
4. 진행상태: "진행중 / 완료 / 보류" 3가지로 통일
5. 중복 행: 중복 쌍을 표로 보여주고, 삭제는 하지 마 (내가 확인 후 결정)
6. 빈칸: 그대로 두되, 빈칸 목록을 따로 정리

출력
- 정리된 전체 표
- 엑셀에 복사할 수 있는 포맷으로
- 정리 후 행 개수와 계약금액 합계 (숫자로 명확히)
- 표기를 바꾼 계약금액 건 전부를 표로
  | 행 | 원본 표기 | 바꾼 값 |
- 수정 내역 요약 (몇 행에서 무엇을 어떻게 변경했는지)
- 중복 의심 목록과 빈칸 목록

출력 항목 3개(행 개수 / 합계 / 바꾼 금액 표)는 검증 3종 세트를 하기 위해 미리 요구하는 것입니다.
나중에 물어보면 AI가 다시 계산하면서 값이 달라질 수 있으니, 정리와 동시에 받아둡니다.

정리 결과를 내 시트에 반영하기

1. AI가 만든 “정리된 전체 표”를 복사합니다. (우측 상단 복사버튼 클릭)
2. Excel에서 새 시트를 만들고 붙여넣습니다. (원본 시트는 절대 덮어쓰지 않기)
3. 시트 이름을 "정리본"으로 바꿉니다.

데이터 검증하기

① 행 수 — 정리본의 마지막 데이터 행이 29행인가? (머리글 1행 + 데이터 28건)
행이 비면 AI가 정리 중에 빠뜨린 것입니다. 이때는 "빠진 행이 있다. 원본 28건 전부를 다시 출력해줘"를 요청합니다.

② 합계 — 정리본 F열(계약금액) 2~29행을 드래그합니다.
화면 하단 상태표시줄에 나오는 합계를 AI가 보고한 합계와 비교합니다.

③ 손댄 곳 — AI가 준 "바꾼 금액 표"를 원본 시트와 대조합니다.
바꾼 건은 6건입니다. 6건 전부 확인하세요. 특히 "2.5억 → 250000000"처럼 0의 개수를 봅니다.

중복 처리 결정

AI가 찾아준 중복 쌍 2개를 직접 봅니다. 성격이 다릅니다.

쌍 B가 핵심입니다. AI에게 "중복 지워줘"라고 맡겼다면 담당자가 채워진 행을 지웠을 수도 있고,
그러면 담당자 정보가 사라집니다. 어느 쪽을 남길지는 데이터를 아는 사람만 판단할 수 있습니다.
(자세한 판단 근거는 해설지 2부의 "중복 처리" 항목에 있습니다)

1. 판단에 따라 중복 2행을 삭제합니다.
2. 정리본은 이제 26건(2행~27행) 이 됩니다. 이 숫자를 기억해두세요 — 다음 실습의 수식 범위입니다.

결과 확인

• 정리된 표가 "정리본" 새 시트에 들어감 (원본 시트 보존)
• 검증 ① 행 수 확인
• 검증 ② 상태표시줄 합계와 AI 보고 합계 일치
• 검증 ③ 금액 표기를 바꾼 6건 전부 원본과 대조
• 중복 2행을 내가 판단해서 삭제 → 26건(2~27행)

원본 보존, 손댄 곳 대조, 삭제는 사람이 결정.
이 세 가지가 AI와 데이터를 다룰 때의 기본 원칙입니다.

실습 3 - 수식 요청하고 오류 잡기

AI가 준 수식을 실제 시트에 붙여넣고 작동을 확인합니다.

따라하기

1. 정리본 시트를 기준으로 합니다.
   (A=No, B=프로젝트명, C=부서, D=발주처, E=계약일, F=계약금액, G=진행상태, H=담당자 / 데이터 2~27행)
2. 아래 프롬프트를 붙여넣습니다.

복사 프롬프트 ③ — 수식 요청

내 Excel 시트 구조는 아래와 같다.

- A열: No / B열: 프로젝트명 / C열: 부서 / D열: 발주처
- E열: 계약일 / F열: 계약금액(원) / G열: 진행상태 / H열: 담당자
- 데이터: 2행 ~ 27행 (1행은 머리글)

아래 5개를 구하는 수식을 각각 만들어줘.

1. 전체 계약금액 합계 (K2 셀)
2. "진행중" 프로젝트 개수 (K3 셀)
3. 도시계획부의 계약금액 합계 (K4 셀)
4. 계약금액이 5억 이상인 프로젝트 개수 (K5 셀)
5. 부서별 계약금액 합계 표 (J8부터: J열에 부서명, K열에 합계 수식)

조건
- 각 수식이 무엇을 하는지 한 줄씩 초보자용 설명을 붙여줘.
- 그대로 복사해서 붙여넣을 수 있게 셀 위치별로 정리해줘.

시트에 적용하기

AI가 준 수식을 하나씩 해당 셀에 붙여넣습니다.

1번(전체 합계)부터 검증합니다. F열 2~27행을 드래그해 상태표시줄 합계를 보고, K2 값과 비교합니다.
이 둘이 맞으면 범위 지정이 제대로 된 것입니다.

4번(5억 이상 개수)은 눈으로 세어 대조하세요. F열을 정렬해서 5억 근처의 건들을 직접 세어봅니다.
26건이라 셀 수 있습니다. AI가 준 숫자와 다르면, 조건을 "이상"으로 썼는지 "초과"로 썼는지 확인하세요.
오류가 나지 않고 그럴듯한 숫자가 나오는 유형이라, 확인하지 않으면 그냥 지나갑니다.

5번(부서별 합계표)에서 0이 나오기 쉽습니다. J열 부서명을 손으로 입력하다가
시트의 표기와 한 글자라도 다르면 합계가 0이 됩니다. 실제로 자주 나는 실수이고,
표기 통일이 왜 중요한지를 몸으로 알게 되는 지점입니다.
0이 나왔다면 아래 오류 진단으로 넘어가세요.

오류 진단 — 반드시 통과하기

수식이 다 잘 됐더라도, 오류를 만나는 연습을 하고 갑니다.
실무에서 수식은 처음부터 잘 되는 일보다 오류가 나는 일이 더 많습니다.

일부러 오류 만들기 — 정리본의 아무 빈 셀에 아래를 입력하세요.

=VLOOKUP("도계부",C2:F27,4,FALSE)

#N/A가 뜹니다. 30분 전에 여러분이 "도계부"를 "도시계획부"로 고쳤기 때문입니다.
찾으라고 시킨 값이 이제 시트에 없는 상태 — 이것이 #N/A의 가장 흔한 원인입니다.

오류 진단의 3요소

"엑셀이 안 돼요" 만으로는 사람도 AI도 도와줄 수 없습니다.
이 3가지를 주면 진단 정확도가 크게 달라집니다.

1. 수식 원문   : 오류가 난 셀의 수식을 그대로 복사
2. 증상       : 무엇이 나오는지 (#N/A / #REF! / #VALUE! / 0 / 이상한 값)
3. 데이터 샘플 : 수식이 참조하는 열의 실제 데이터 몇 행

파일 전체를 다시 올릴 필요 없이, 수식이 들여다보는 열을 드래그해 대화창에 붙여넣으면 됩니다.
(위 예라면 C열 부서)

복사 프롬프트 ④ — 오류 진단 (재사용 템플릿)

Excel 수식에서 오류가 났다. 원인을 진단하고 고쳐줘.

1. 수식 원문: [오류 난 셀의 수식을 그대로 복사]

2. 증상: [#N/A / #REF! / #VALUE! / 0이 나옴 / 값이 이상함]

3. 참조하는 데이터 샘플:
[수식이 보는 열의 실제 데이터를 복사해 붙여넣기]

아래 순서로 답해줘.
- 원인 (초보자용 한 줄)
- 내가 직접 눈으로 확인할 수 있는 지점
- 수정된 수식
- 같은 오류를 예방하는 습관 한 가지

자주 만나는 오류 사전 (참고)

결과 확인

• 수식 5개 중 최소 3개가 내 시트에서 정상 작동
• 1번(전체 합계)을 상태표시줄 합계와 대조 → 일치 확인
• 4번(5억 이상)을 눈으로 세어 대조
• 부서별 합계 표(5번)가 완성됨 — 실무 집계표의 기본형입니다
• 일부러 만든 #N/A의 원인을 진단 프롬프트로 이해하고 수정함
• 진단 프롬프트를 저장함 — 앞으로 오류가 날 때마다 꺼내 쓰는 실전 템플릿입니다

실습 4 - 남이 만든 수식 해석하기

현장에서는 전임자가 남긴 시트, 협력사가 보내온 파일을 받게 됩니다.
읽지 못하면 고칠 수 없습니다. 이번 실습은 읽기만 진행 합니다.

따라하기

1. 새 대화를 시작합니다.
2. 아래 프롬프트를 그대로 붙여 실행합니다.
   (본인이 실제로 물려받은 시트가 있다면 그 수식으로 바꿔도 됩니다)

복사 프롬프트 ⑤ — 수식 해석

나는 Excel 초보자다. 전임자가 만든 시트에서 아래 수식들을 발견했다.
각 수식이 무엇을 하는지 해석해줘.

수식 1: =VLOOKUP(A2,단가표!$A$2:$C$50,3,FALSE)
수식 2: =SUMIFS(F:F,C:C,"도시계획부",G:G,"진행중")
수식 3: =IFERROR(INDEX(B:B,MATCH(J2,A:A,0)),"미등록")

각 수식마다 아래 형식으로 설명해줘.

1. 한 줄 요약 (이 수식은 ○○을 한다)
2. 단계별 해석 (초보자용, 함수 이름 없이 우리말로)
3. 이 수식이 깨질 수 있는 상황 (예: 참조 시트가 지워지면?)
4. 검증 방법 (작은 예시 값으로 확인하는 법)

해석을 믿지 말고 확인하기

수식 2를 골라 직접 검증합니다. 오늘 만든 정리본에 그대로 넣어보세요.

=SUMIFS(F:F,C:C,"도시계획부",G:G,"진행중")

AI의 해석이 맞다면, 이 값은 "진행중"이라는 조건이 하나 더 걸려있기 때문에,
실습 3의 K4(도시계획부 전체 합계)보다 작아야 합니다.
결과가 맞는지 확인하세요.

해석을 믿는 게 아니라, 해석대로 작동하는지 확인하는 습관이 필요합니다.

결과 확인

• 수식 3개의 해석이 이해됨 (이해 안 되면 "더 쉽게"를 요청)
• 수식 2를 정리본에 넣어 K4보다 작은지 확인

그래도 어려울 때

아직 어렵다. 함수 이름을 쓰지 말고,
"이 표에서 ○○를 찾아서 옆의 ○○를 가져온다"처럼
사람에게 일을 시키는 말로 다시 설명해줘.

혼자 하다가 막혔을 때

파일 업로드가 안 될 때

- 파일이 열려 있으면 업로드가 안 될 수 있습니다. Excel을 닫고 다시 첨부해보세요.
- 계속 안 되면: 시트 전체를 드래그 복사해서 대화창에 붙여넣어도 됩니다. (방법 ①)

붙여넣었더니 한 열에 다 들어갈 때

표를 탭(Tab)으로 구분된 텍스트 형식으로 다시 출력해줘.
셀 안의 쉼표나 줄바꿈 때문에 열이 밀리지 않게.

AI가 정리한 표가 중간에 잘릴 때

표가 중간에 끊겼다. [○]번 행부터 이어서 출력해줘.

수식을 붙여넣었는데 글자 그대로 보일 때

- 셀 서식이 "텍스트"로 되어 있는 경우입니다.
  셀 서식을 "일반"으로 바꾸고 수식을 다시 입력해보세요.
- 해결이 안 되면 오류 진단 프롬프트(④)에 증상을 넣어 물어보세요.

결과물 저장하기

1. 정리본 시트가 포함된 Excel 파일

   • 원본 시트를 보존한 상태로 저장합니다.

2. 작동 확인된 수식 목록

   • 수식 + 한 줄 설명. 부서별 합계표 포함.

3. 수식 해석 노트

   • 실습 4의 수식 3개 + 해석 + 검증 방법.

4. Excel 정리·수식 프롬프트 — 프롬프트 라이브러리 3호

   다섯 가지 프롬프트를 본인 업무 데이터 구조에 맞게 수정해서 붙여넣기

   • 데이터 점검 프롬프트 (실습 1)
   • 데이터 정리 프롬프트 (실습 2)
   • 수식 요청 프롬프트 (실습 3)
   • 오류 진단 프롬프트 (실습 3)
   • 수식 해석 프롬프트 (실습 4)

이번 주 해보기

본인이 실제 관리하는 Excel 1개를 골라, 개인정보·단가 열을 뺀 사본으로 만들어
오늘의 점검 프롬프트를 한 번 돌려보세요. 무엇이 나왔는지 한 줄 기록해두면 됩니다.

이번 주에 Excel 오류를 만나면 오류 진단 프롬프트를 꺼내 쓰고, 걸린 시간을 적어두세요.

오늘의 핵심

• Excel 작업의 두 모드: 수식을 받아 내가 붙여넣기 / AI가 처리하면 내가 검증하기.
• 수식 요청 공식: 데이터 구조 + 원하는 것 + 넣을 위치. 함수 이름은 몰라도 된다.
• 검증 3종 세트: 행 수 · 합계 · 손댄 곳. 전수 검사는 못 해도, AI가 변경했다고 말한 곳은 전부 확인할 수 있다.
• 오류를 물을 때는 "안 돼요"가 아니라 증상 + 수식 + 데이터 샘플을 준다.
• 삭제는 사람이 결정한다. 어느 행을 남길지는 데이터를 아는 사람만 판단할 수 있다.

함수 이름을 아는 것보다, 원하는 결과를 정확히 설명하고 결과를 확인하는 것이 더 중요합니다.