AI에게 일 시키기, 내 업무에서 자동화할 일 찾기

오늘 목표

오늘은 AI에게 일을 시키는 방법을 익히는 것이 목표입니다.

• AI에게 내 업무를 설명하기
• 내 업무 중 자동화 가능한 업무 찾기
• 10주 동안 완성할 프로젝트 정하기

목표 결과물

• 업무 자동화 후보 5개
• 10주 프로젝트 주제 1개

준비물

• ChatGPT 또는 Claude 계정
• 본인이 자주 하는 반복업무 1개 이상

핵심 개념

1. 생성형 AI에게 업무 지시하기

생성형 AI(ChatGPT, Claude)는 검색창이 아닙니다.
검색에는 "키워드"를 넣지만, AI에게는 업무 지시를 합니다.

검색 : "회의록 양식" -> 회의록 양식 링크가 나옴
AI 지시 : "아래 메모를 회의록으로 정리해줘. 결정사항과 할 일을 구분해서." -> 회의록이 나옴

신입사원에게 일을 시킨다고 생각하면 됩니다.
상황을 설명하고, 원하는 결과를 말하고, 마음에 들지 않으면 다시 수정해 달라고 요청하면 됩니다.
AI 활용도 같은 방식으로 진행됩니다.

AI를 잘 쓰는 사람은 질문을 잘하는 사람이 아니라, 업무를 잘 설명하는 사람이다.

2. AI로 자동화할 업무 찾는 법

AI 자동화는 지금 하고 있는 업무에서 자동화할 일을 찾는 것부터 시작합니다. 어떤 업무가 후보인지는 세 가지 질문으로 판단할 수 있습니다.

1. 재료를 전달할 수 있는가?

   입력이 문서,메모,표,이메일,사진처럼 AI에게 넘겨줄 수 있는 형태이고, 원하는 결과도 글,표,초안인 일인가. AI는 건네받은 재료로만 일할 수 있습니다. 정보가 내 머릿속이나 현장에만 있는 일, 사람과의 실시간 협의가 핵심인 일은 후보가 아닙니다.

2. 반복되는가?

   지난달에도 했고 다음 달에도 할 일인가. 일회성 업무에도 쓸 수 있지만, 프롬프트를 한 번 만들어두고 계속 재사용할 때 효율적입니다. AI 자동화란 결국 반복 업무를 도구로 만드는 일입니다.

3. 초안이어도 되는가?

   AI의 결과물은 초안입니다. 내가 검토하고 고쳐서 완성하는 구조가 가능한 일인가. AI가 만든 초안을 검토해서 고치는 시간이, 처음부터 내가 직접 하는 시간보다 짧아야 후보입니다. 예를 들어 손메모를 회의록으로 바꾸는 일은 결과물을 한 번 훑어보면 검토가 끝나니 좋은 후보입니다.

세 질문에 모두 "예"라면 AI 자동화 후보입니다.

3. 자동화 업무 유형 예시

실무에서 자동화 후보는 대부분 아래 다섯 유형에서 나옵니다.
본인 업무를 이 표에 대입해 보면 후보가 쉽게 걸러집니다.

실습 1 - AI에게 내 업무 설명하기

주요업무 추출

주요 업무를 목록으로 적으려면 잘 안 떠오를 수 있습니다. 지난 2주를 떠올려보세요.

• 시간을 가장 많이 잡아먹었던 문서작업
• 매일 혹은 매주 정해진 때마다 돌아오는 작업
• 같은 형식으로 반복해서 처리한 작업

여기서 나온 답이 아래 프롬프트의 "내 주요 업무" 일 가능성이 높습니다.
실제 내용일수록 좋은 후보가 나옵니다.

따라하기

1. ChatGPT 또는 Claude 실행
2. 새 대화 시작
3. 아래 프롬프트 복사
4. 빈칸 [ ] 부분을 본인 업무에 맞게 수정
5. AI에게 붙여넣고 실행

복사 프롬프트 ①

너는 건설엔지니어링 회사의 AI 업무혁신 컨설턴트다.
나는 경호엔지니어링 직원이다.

내 부서: [여기에 본인 부서 입력]

내 주요 업무: [내가 자주 하는 업무를 3개 이상 입력]

예시
- 보고서 작성
- 회의록 정리
- 엑셀 자료 정리
- PDF 자료 검토
- 감리일지 작성
- 제안서 작성
- 설계기준 검색
- 계약서 검토

내가 원하는 것 : 내 업무 중 AI로 자동화할 수 있는 일을 찾고 싶다.

먼저 내 업무를 이해한 뒤,
자동화 가능한 업무를 쉽게 설명해줘.

내 설명만으로 부족하면, 후보를 찾는 데 필요한 질문을
나에게 3개까지 먼저 해줘. 내 답을 들은 뒤에 정리해도 된다.

입력 예시

• 수자원부 예시

내 부서: 수자원부

내 주요 업무:
- 과업지시서 및 설계기준 검토
- 실시설계 보고서 작성
- 수리·수문 검토 자료 정리
- 발주처 협의자료 작성
- 기술검토 의견서 작성

• 건설사업관리부 예시

내 부서: 건설사업관리부

내 주요 업무:
- 감리일지 및 감리보고서 작성
- 시공계획서 및 시방서 검토
- 검측 및 기성 관련 제출서류 확인
- 회의록 및 협의자료 작성
- 발주처 제출 공문 작성

• 업무부 입찰팀 예시

내 부서: 업무부 입찰팀

내 주요 업무:
- 입찰공고 및 입찰참가자격 검토
- 입찰관리대장(엑셀) 작성 및 관리
- 적격심사 제출서류 검토
- 공동참여사 제출서류 요청 및 취합
- 입찰 관련 공문 및 협의자료 작성

결과 확인

• AI가 내 업무를 정리해주고, 자동화 가능성이 있는 업무를 설명하면 성공입니다.
• AI가 되묻는 질문이 오면 편하게 답하세요. 그 문답 자체가 후보 발굴 과정입니다.

실습 2 - 자동화 후보 5개 찾기

따라하기

• 방금 사용한 AI 대화창에 이어서 아래 프롬프트를 붙여넣습니다.

복사 프롬프트 ②

내 업무를 기준으로 AI로 자동화할 수 있는 후보 업무 5개를 골라줘.

각 후보는 아래 형식으로 정리해줘.

1. 업무명
2. 현재 수작업 방식
3. AI 자동화 방식
4. 예상 절감 시간
5. 난이도 : 쉬움 / 보통 / 어려움
6. 추천도 : 상 / 중 / 하

조건
- 개발자가 아닌 초보자도 이해할 수 있게 설명해줘.
- 프로그램 설치나 코딩 없이, AI 채팅만으로 할 수 있는 방식 위주로 추천해줘.
- 10주 교육 안에 습관으로 만들 수 있는 업무 위주로 추천해줘.
- 내가 말한 실제 업무 장면과 연결해서 추천해줘. 어느 회사에나 맞는 일반론은 빼.

후보가 잘 안 나올 때: 업무를 쪼개보세요

"보고서 작성"처럼 업무를 통째로 보면 자동화가 어려워 보입니다.
AI가 잘하는 건 업무 전체가 아니라 그 안의 변환 단계입니다.

보고서 작성 (통째로는 자동화 불가)
 ├─ 목차 초안 잡기          ← * 자동화 후보
 ├─ 협의 내용 정리          ← * 자동화 후보
 ├─ 본문 작성              ← 내 일
 ├─ 표기·용어 통일          ← * 자동화 후보
 └─ 최종 검토·확정          ← 내 일

업무명이 아니라 업무 속 단계를 보면 후보가 훨씬 많이 보입니다. AI에게 이렇게 요청해보세요.

내 업무 중 "[업무명]"을 단계별로 쪼개고, 그중 AI가 도울 수 있는 단계만 골라줘.

결과 확인

• AI가 아래와 비슷한 표를 만들어주면 성공입니다.
• 결과 예시

실습 3 - 10주 프로젝트 선정

이 과정은 매주 다른 기술을 배우면서, 동시에 자기 프로젝트 1개를 10주에 걸쳐 완성하는 구조입니다.
오늘 그 프로젝트를 정합니다.

따라하기

• 방금 사용한 AI 대화창에 이어서 아래 프롬프트를 붙여넣습니다.

복사 프롬프트 ③

위 자동화 후보 5개 중에서 내가 10주 동안 완성하기 가장 좋은
"나만의 AI 업무도구" 1개를 추천해줘.

여기서 AI 업무도구란: 매번 재사용할 수 있게 잘 만들어둔
프롬프트 템플릿과 업무 순서(워크플로우)를 말한다.

선정 기준:
1. 초보자가 만들 수 있어야 한다.
2. 자주 반복되고, 매번 비슷한 형태의 자료가 들어오는 업무여야 한다.
   (입력 형태가 매번 다르면 템플릿을 재사용할 수 없다)
3. 업무시간을 줄일 수 있어야 한다.
4. 결과물이 명확해야 한다.
5. 부서원들과 공유할 수 있어야 한다.
6. 이 과정에서 배우는 영역 안에 있어야 한다.
 (문서 검토 / 엑셀 / 보고서·발표자료 초안)
7. 틀려도 내부에서 바로잡을 수 있는 업무여야 한다.
   (계약·금액·대외 제출처럼 오류의 대가가 큰 업무는 첫 도구로 피한다)

아래 형식으로 정리해줘.

추천 도구 이름:
추천 이유:
필요한 입력자료:
나와야 하는 결과물:
1차 버전 범위:
나중에 추가하면 좋은 것:
주의사항:

결과 확인

• AI가 최종 프로젝트 1개를 추천하면 성공입니다.
• 추천이 마음에 들지 않으면 다른 후보로 바꿔도 됩니다. 최종 결정은 본인이 합니다.

혼자 하다가 막혔을 때

이 과정은 혼자 진행하는 실습입니다. 막히면 아래 방법을 순서대로 써보세요.

1. AI에게 그대로 물어보기 (가장 빠름)

지금 [ChatGPT/Claude]를 쓰고 있는데 [파일 첨부 버튼이 안 보인다 /
답변이 중간에 끊겼다 / 결과가 이상하다].

내 상황: [지금 화면 상태를 그대로 설명]

초보자도 따라할 수 있게 해결 방법을 단계별로 알려줘.

2. 답변이 마음에 안 들 때

답변이 너무 어렵다. 전문용어 없이 더 쉽게 다시 설명해줘.

내 실제 업무와 조금 다르다. 내 업무는 [실제 업무 설명]이다.
이 업무에 맞게 다시 정리해줘.

결과물 저장하기

나중에 계속 사용하니, 아래 내용을 본인 폴더에 저장해 주세요.
(메모장, 워드, 노션 등 편한 곳 아무 데나. 단, 과정 내내 같은 곳에 모아두세요)

1. 내 업무 자동화 후보 5개

2. 10주 프로젝트 (실습 3의 결과)

   도구 이름 / 만들고 싶은 이유 / 필요한 입력자료 / 원하는 결과물 / 1차 버전 범위

2번은 다음 주에 바로 다시 씁니다.

이번 주 해보기

이번 주 업무 중 같은 작업을 반복하고 있다고 느껴지면, 그 일을 자동화 후보 메모에 한 줄씩 추가해두세요.
다음 주부터 만드는 도구들의 재료가 됩니다.

오늘의 핵심

• AI를 잘 쓰는 사람은 질문을 잘하는 사람이 아니라 업무를 잘 설명하는 사람이다.
• AI 에게는 검색어가 아니라 신입사원에게 일을 시키듯이 업무 지시를 한다.
• 자동화 후보는 세 질문으로 정할 수 있다. 재료를 전달할 수 있는가? 반복되는가? 초안이어도 되는가?
• 업무가 통째로 자동화 대상인 경우는 드물다. 업무를 단계로 쪼개서 변환 단계를 찾는다.
• 첫 도구는 절감 효과가 크지 않아도 자주 쓰고, 틀려도 안전한 일로 시작한다.